22 марта 2024 г. |
Какой перечень документов необходимо в обязательном порядке сдавать при ликвидации ООО? Каким образом и кто уполномочен организовать процедуру сдачи документов в архив, если ООО уже фактически ликвидировано, а документы находятся «на руках»?
Ответ. В Законе N 125-ФЗ и иных нормативных актах не содержится подробный перечень документов, подлежащих передаче на хранение в архив. В соответствии с ч. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" передаче на хранение в архив подлежат документы, образовавшиеся в процессе деятельности такой организации, а именно:
- включенные в состав Архивного фонда РФ;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- по личному составу (см. полный текст Вопрос: Передача документов на хранение в архив - ликвидация юридического лица (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2023 г.).).
На сайте Управления по делам архивов Тюменской области
размещена следующая информация:
«Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
1.Учредительные документы (свидетельство о государственной регистрации, документы о создании, устав или положение, приказы или распоряжения о реорганизации). Документы о ликвидации.
2. Приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (без сохранения заработной платы, по уходу за детьми, если в штате организации имелись должности, отнесенные к Списку производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсионное обеспечение на льготных условиях).
3. Трудовые договоры, контракты, соглашения (в том числе на определенный срок), договоры подряда.
4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
5. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
6. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги.
7. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
8. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы (при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат).
9. Расчет, индивидуальные сведения организации по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ.
10. Табели учета рабочего времени и наряды работников, занятых на должностях с вредными и опасными условиями труда. Список производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсионное обеспечение на льготных условиях (при наличии таковых на предприятии).
11. Акты о несчастных случаях на производстве.
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с госархивом) в 3 экземплярах,
2. Историческая справка в 1 экземпляре,
3. Электронный экземпляр описи и исторической справки».
На портале Правительства Москвы по адресу
ПАМЯТКА по упорядочению документов по личному составу ликвидированных организаций..
Законодательством не предусмотрена возможность нахождения архива ликвидированного ООО «на руках».
Пунктом 3 Приказа ГБУ «Мосархив» № 137 от 25.05.2023 прямо предусмотрено обращение в архив после ликвидации организации с письмом-заявлением о принятии документов по личному составу (при этом, возможно, предполагается, что до ликвидации был заключен и оплачен соответствующий договор).
Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ). Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23, Закона N 125-ФЗ, п. 225 Правил N 77) (см. полный текст: Энциклопедия решений. Передача документов в архив при ликвидации юридического лица).
Возможно, также будет полезно следующее судебное решение:
Решение Новоуренгойского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 октября 2018 г. по делу N 2-2685/2018:
«Свидетель Павлов суду показал, что он являлся генеральным директором ООО "Юг-Строй", истица Омарова работала в данной организации ... После ликвидации ООО "Юг-Строй" он не сдал документы предприятия на хранение в городской архив, потому что у него было много других проблем, а кроме того, хранение документов в архиве является платным, денег у него не было. Все документы предприятия у него хранятся дома, часть документов была им со временем утеряна. В 2014 году к нему обратилась истица, пояснив, что ей нужны документы для оформления пенсии, он выдал Омаровой необходимые справки, так как смог найти документы по ней, сохранились ли сейчас у него документы бухгалтерского и кадрового учёта на Омарову, он не знает».