С октября 2023 года у организации в системе ЭДО осталось несколько неподписанных актов. 01.11.2023 организация изменила название (ИНН и другие реквизиты прежние, реорганизация не проводилась). Подписать акты старой ЭЦП мы не можем технически. Можно ли подписать «старые» акты новой ЭЦП, если контрагент не против?

Ответ.  На наш взгляд, акты могут быть подписаны новой ЭЦП.

Поясним.

Изменение названия организации не означает, что появилось новое юридическое лицо или каким-то образом изменилась её правоспособность. Органы юридического лица продолжают действовать, права и обязанности организации не переходят к другим лицам и не изменяются. Заключенные договоры продолжают действовать и должны исполняться надлежащим образом самой организацией, и ее контрагентами. В том числе, организация должна продолжать подписывать акты, выставленные контрагентами, в соответствии с условиями заключенных договоров. Нередко на практике дата составления акта и дата его подписания различаются. Различаются также даты подписания актов сторонами договора. Нормативными актами не установлено, что эти даты должны совпадать. Как правило, на подписание акта сдачи-приемки по условиям договора отводится несколько дней. Если в эти дни произошло изменение названия организации, то это, на наш взгляд, не должно отражаться на возможности подписания ею ранее составленного контрагентом акта. Такое подписание должно осуществляться той ЭЦП, которая является действующей на дату подписания. Различия в реквизитах ЭЦП и «шапке» акта при условии, что изменение названия организации было зафиксировано в ЕГРЮЛ, не влечет, на наш взгляд, недействительности акта, хотя и может вызвать недопонимание со стороны контролирующих органов, преодолимое предоставлением выписки из ЕГРЮЛ.

Косвенное подтверждение такой позиции можно найти в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2012 N 07АП-1957/12, где суд отклонил довод жалобы о том, что акт выполненных работ является недостоверным, так как на нем стоит печать организации после ее переименования. Основанием для отклонения жалобы была распечатка с интернет-сайта ФНС (egrul.nalog.ru) со сведениями о переименовании ООО. На наш взгляд, ситуация с использованием новой печати на старом акте аналогична ситуации с использованием новой ЭЦП.

При подписании акта новой ЭЦП также не происходит его подписание «задним числом», так как в системе ЭДО четко фиксируется настоящая дата проставления подписи. На наш взгляд, подписание «задним числом» имело бы место в случае проставления в ноябре на бумажном акте октябрьской даты «живого» подписания.

Обращаем Ваше внимание, что судебной практики или разъяснений контролирующих органов по Вашему вопросу нам обнаружить не удалось. Все вышеизложенное является исключительно экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов.  

Возможно, Вам будут полезны следующие материалы:

Вопрос: Правомерно ли отправлять через систему ЭДО первичные документы ранее даты, указанной в них? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2020 г.);

Вопрос: Организация сменила наименование. В организации одновременно используются две печати (старая и новая). Об использовании новой печати принят локальный акт (в формулировке указана только дата, с которой она должна использоваться, на каких документах ее необходимо ставить - не конкретизировано). Акт о применении старой печати или ее уничтожении и замене новой в организации не принят. Правомерно ли использование старой и новой печатей на договорах, заключенных посредством факсимильной (электронной) связи, в которых указано старое наименование организации, а также содержится условие об обязательном обмене оригиналами документов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2015 г.).