17.09.2023 вступил в силу Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77, утвердивший новые Правила хранения архивных документов. Должны ли быть приведены в соответствие с требованиями новых Правил документы уже находящиеся в архиве и/или законченные делопроизводством, но пока не переданные в архив? Например, электронные документы должны содержать файл-описание (метаданные). Необходимо все, находящиеся в электронном архиве организации электронные документы, приводить в соответствие с данным требованием и создавать к ним такой файл-описание?

Ответ. Новые Правила не имеют обратной силы. Документы, уже находящиеся в архиве, не требуется приводить в соответствие с новыми Правилами. Документы, не переданные в архив до 17.09.2023, передаются с 17.09.2023 в архив по новым Правилам.

Поясним.

Общеправовой принцип о том, что закон не имеет обратной силы, закреплен как в Конституции РФ (статьи 54 и 57), так и в различных отраслях российского законодательства. Например, акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, действие закона распространяется на отношения, возникшие до введения его в действие, только в случаях, когда это прямо предусмотрено законом (статья 4 ГК РФ). Аналогичная норма содержится в статье 12 Трудового кодекса РФ. Акты налогового законодательства имеют обратную силу, если они устраняют или смягчают ответственность налогоплательщиков (пункт 3 статьи 5 НК РФ).

В законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" аналогичной нормы нет, но нормы законодательства об архивном деле также не имеют обратной силы, о чем Федеральное архивное агентство напомнило, отвечая на вопрос¹ об определении срока хранения документов, образовавшихся до вступления в силу закона, устанавливающего новый срок. 

В Приказе от 31.07.2023  N 77 нет норм о необходимости приведения ранее переданных в архив документов в соответствие с новыми правилами. Таким образом, новые требования применяются при формировании и передаче в архив документов с 17.09.2023.

Вышеприведенная позиция является исключительно экспертным мнением и может отличаться от мнения иных специалистов, в том числе представителей контролирующих органов.

Возможно, Вам будут полезны следующие материалы:

Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде: «Если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы»;

Вопрос: Прошу разъяснить вопрос в связи с вступлением в силу Приказа Минтруда N 578н от 20 сентября 2022 г. (далее - Приказ), которым утверждены единые требования к форматам кадровых документов. Как следует из Приказа, локальные нормативные акты должны быть оформлены в соответствии с установленными в приказе требованиями. Однако нормативные правовые акты обратной силы не имеют. Т.е. электронные документы, связанные с работой, созданные до вступления в силу Приказа, приводить в соответствие с едиными требованиями не нужно. В таком случае, если локальный нормативный акт был создан до вступления в силу Приказа, а ознакомление с этим нормативным актом... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2023 г.):

«У работодателя нет обязанности приводить в соответствие с законодательством свой локальный нормативный акт».

____________________

¹ Вопрос: Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации? (ответ Федерального архивного агентства)